会社がオフィスを構えるとき、多くの場合は貸しオフィスを借りるということになるでしょう。しかし、貸しオフィスにも、近年ではさまざまな形があります。そのような中で、近年注目を集めているものがセットアップオフィスです。

今回は、セットアップオフィスの概要や類似するタイプとの違い、利用するメリットをご紹介します。

セットアップオフィスとは

近年、貸しオフィスは多様化しており、業種に合った最適なサポートをしてもらえます。その中で、セットアップオフィスはどのような形態をとっているのでしょうか。

まずは、セットアップオフィスの概要や活用すべき企業について紹介します。

セットアップオフィスの意味

セットアップオフィスとは、すでに内装が完成しているオフィスのことです。内装工事が施されているだけではなく、オフィス家具も揃っているため、内装が未完成のテナント入居とは違い、すぐに業務をスタートできます。

テナント入居の場合、オフィス家具を買い揃えて並べたり、配線を設置したりなど、内装を整えなければなりません。内装を揃えるためにはお金も時間も手間もかかります。しかし、セットアップオフィスは完成した状態で引き渡されるため、内装を整えるための負担が全くありません。

セットアップオフィスを活用すべき企業とは

内装が全て整っているという特徴から、セットアップオフィスを活用すべき企業は以下のような企業です。

・少しでも社会的な信頼を獲得したいスタートアップ企業

・コストをかけずに移転したい企業

・急いで移転する必要がある企業

例えば、スタートアップ企業は、未だ開拓されていない新規分野に触れるということもあり、社会的信用が低い状態からスタートすることがほとんどです。社会的信用が低いと、取引先が見つからないということもあり得ます。取引先との商談をするときには、勿論実績やノウハウが重要です。しかし、それすらない状態だと、資金繰りが安定しているかというところに注目されることもあるでしょう。そんなときに見られるところが、オフィスの内装です。セットアップオフィスは、内装が完成した状態で引き渡されるため、自社で内装工事をしなくても、取引相手に安定しているという印象を与えられるとされます。

また、オフィス家具を揃える必要がないという面からコストをかけずに移転したい企業や、すぐに移転したい企業にも適しています。

類似するオフィスタイプとの違い

オフィスタイプには、セットアップオフィス以外にもレンタルオフィスやサービスオフィス、居抜きオフィスなどの種類があります。

そこでここからは、セットアップオフィスと他のオフィスタイプとの違いについてご紹介します。

レンタルオフィスとの違い

レンタルオフィスとは、必要最低限の設備があるレンタル事務所の総称です。個室から大人数用までさまざまなタイプがあり、企業全体がレンタルしたり部署のみがレンタルしたりできます。ただし、レンタルオフィスには複数の企業が入居しているため、会議室やラウンジは共用スペースとして扱われます。

一方、セットアップオフィスは入居した会社が占有する方式をとっているため、会議室やラウンジについても占有スペースとして扱えます。

サービスオフィスとの違い

サービスオフィスとは、最低限の設備に加えて電話対応や受付、秘書代行などのサービスが付帯されたオフィスのことです。入居時に敷金や手数料がかからないことから、初期費用が抑えられるという利点があります。

オフィスサービスが付帯されているという特徴から、自宅にテレワークの環境が整っていない従業員が多い企業に需要があります。

セットアップオフィスとの違いは、オフィスサービスの付帯の有無です。セットアップオフィスはあくまでもオフィス設備のみが付帯しており、オフィスサービスは付帯していません。

居抜きオフィスとの違い

居抜きオフィスとは、前入居者の設備をそのまま使うオフィスのことです。居抜きオフィスは、前入居者が設備をそのままオフィスに置いているため、揃っているオフィス家具はそのまま引き継ぐことができます。

ただし、原状回復義務も引き継ぐ必要があります。

居抜きオフィスとセットアップオフィスの違いは、オフィス設備の充実度です。セットアップオフィスは、一般的に必要とされるオフィス家具が全て揃っています。しかし、居抜きオフィスは必ずしも全てのオフィス家具が揃っているとは限らず、一部のオフィス家具は自身で揃えなければならないケースもあります。

セットアップオフィスを利用するメリット

セットアップオフィスを利用することには、以下のメリットがあります。

・入退去に伴う出費が少ない

・レイアウトやデザインを検討する負担がない

・離職率を抑え採用率を上げられる

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

入退居にともなう出費が少ない

セットアップオフィスは、入退去に伴う出費が少ないです。なぜなら内装工事にコストをかけずに済むためです。

また、最低限の設備が揃っていることから新たにオフィス家具を買い揃える必要がありません。加えて、居抜きオフィスのような原状回復義務がないことから、退去時も原状回復費用がかからないのです。
※掛からないのが一般的ですがセットアップオフィスによっても変わってくるので入居時に必ず不動産屋さんやビル管理会社に確認しましょう。

レイアウトやデザインを検討する負担がない

レイアウトやデザインを検討する必要がなく、業者との打ち合わせによる担当者の負担がないというメリットもあります。なぜなら、セットアップオフィスはすでにレイアウトもデザインも完成しているためです。

負担だけではなく、レイアウトにかける時間を他の業務にあてられるという点もメリットといえます。

離職率を抑え採用率を上げられる

離職率を抑えて採用率を上げられる点もメリットです。

離職率を抑えられる理由は、デザイン性の高い物件が多く、従業員のモチベーションが上がりやすいためです。オフィスのデザインは、従業員のモチベーションに影響します。セットアップオフィスはデザイン性が高いため、モチベーションの維持、向上が期待できます。

また、採用率を上げられる理由は、明るい雰囲気が企業の価値を高め応募者が集まりやすいからです。特に、従業員を増やしたいと考えている場合は、大きなメリットとなるでしょう。

セットアップオフィスを利用するデメリットと注意点

セットアップオフィスを利用する際には、以下のようなデメリットと注意点があることも理解しておきましょう。

・月々の家賃が高い

・レイアウトの変更ができない

それぞれについて詳しく解説します。

月々の家賃が高い

セットアップオフィスのデメリットは、設備が揃っている分賃料が高額であることです。初期費用は抑えられますが、月々の家賃が高いため、長期レンタルの場合は計画性が重要です。

月々の家賃がオフィス経営の大きな負担とならないようにご注意ください。

レイアウトの変更ができない

レイアウトを変更できないというデメリットもあります。

会社を経営していると、自社の従業員の数や希望に応じてレイアウトを変えたいと思うこともあるでしょう。しかし、セットアップオフィスはレイアウトの変更はできません。

従業員の雇用率が上がるというメリットがありますが、将来的に従業員が増えた場合は再び移転しなければならないことを把握しておきましょう。
※管理者に相談することで柔軟にレイアウト変更ができるケースもあります。

まとめ

初期費用が抑えられたり、離職率の低下など多くのメリットがあるセットアップオフィス。レイアウトの変更ができないことや月々の家賃が高いことを理解した上で、セットアップオフィスを活用しましょう。